Archiefinstellingen verzamelen en bewaren historische bronnen: archieven (de administratie, correspondentie en dossiers van organisaties en personen), foto’s, prenten, kaarten en boeken. Overheidsarchieven zoals een gemeentearchief zijn voor iedereen gratis toegankelijk. Al het materiaal is daar in principe openbaar. Voor veel particuliere archiefinstellingen, zoals Aletta, het instituut voor vrouwengeschiedenis in Amsterdam, geldt dat ook.  

Zoeken en bezoeken

Vrijwel iedere archiefinstelling heeft een website. Dat is een goed startpunt als je iets zoekt. Kijk op de archiefkaart om de juiste website te vinden. Is wat je zoekt niet via de website te vinden? Of vind je het leuker om het materiaal dat je zoekt in het echt te zien? Dan kun je de archiefinstelling ook bezoeken. Elk archief heeft een studiezaal met medewerkers die je op weg kunnen helpen met je zoektocht. Niet alle archieven zijn dagelijks open. Check dus eerst de openingstijden via de website.

Afspraak niet nodig

Een afspraak maken hoeft niet, tenzij je denkt dat je onderzoek zo specifiek of ingewikkeld is, dat je extra hulp nodig hebt. Of wanneer het een kleine of bijzondere archiefinstelling betreft. Neem contact op met het archief wanneer je daarover twijfelt.

De meeste archieven willen dat mensen die voor de eerste keer komen zich registreren. Bij een volgend bezoek hoeft dit dan niet meer. Deze gegevens zijn voor intern gebruik en worden niet aan derden doorgegeven.

Huisregels

In een archiefinstelling gelden een paar speciale regels. Dat is nodig omdat er in de studiezaal met origineel en soms eeuwenoud materiaal gewerkt kan worden. Zo mogen jassen, tassen, eten en drinken niet in de studiezaal mee naar binnen. Dat is om het archiefmateriaal te beschermen. Een archief leent in principe niets uit. Meestal is het wel mogelijk om materiaal te fotograferen zodat je er thuis mee kunt werken. Sommige archieven bieden de mogelijkheid om op aanvraag en tegen een kleine vergoeding materiaal te laten scannen.Vrijwel alle archiefinstellingen hebben hun huisregels vastgelegd in een bezoekersreglement. Neem dat goed door zodat je weet waar je aan toe bent.

Openbaar en gratis

Archieven zijn in principe openbaar. Behoudens enkele wettelijke restricties kun je dus alles gratis inzien. Ter bescherming van de vaak kwetsbare originelen krijg je steeds vaker reproducties in de vorm van een kopie, microfilm of gedigitaliseerd beeld in handen.

Een bezoek aan de studiezaal is gratis. Ook het raadplegen van materiaal en de hulp van medewerkers kosten niets. Je betaalt alleen voor bijvoorbeeld fotokopieën of het laten maken van scans. Zelf foto’s maken is onder voorwaarden meestal toegestaan. Wel zonder flitslicht. Dit ook weer om het materiaal te beschermen.

 Studiezaal

Om in de archieven, collecties en bibliotheek te kunnen zoeken zijn er inventarissen en catalogi beschikbaar, de zogenaamde ‘toegangen’. Vaak zijn die via de websites van archiefinstellingen te raadplegen. De studiezaal is, zoals het woord al zegt, om originele archiefstukken te bestuderen. Eten en drinken is daar, ter voorkoming van schade aan het materiaal, niet toegestaan. Overleg met anderen mag, maar dan op gedempte toon om andere bezoekers niet te veel te storen.Wij verwachten van bezoekers dat ze voorzichtig met het materiaal omgaan. Zeker als het gaat om onvervangbare waardevolle historische stukken.

Zelf geen tijd?

Heb je zelf weinig tijd of gelegenheid, dan is het vaak mogelijk om tegen betaling door anderen onderzoek te laten doen. Archiefinstellingen hebben daar zelf soms mankracht voor beschikbaar of kunnen je in contact brengen met een gekwalificeerd persoon van buiten het archief. Stamboomonderzoek wordt vaak uitbesteed aan gespecialiseerde onderzoekers.